Algemene voorwaarden Fintiq

Versie 1.3 - geldig vanaf 4 november 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op Fintiq Desk, Fintiq Compass, Fintiq Admin, de marketingwebsite, abonnementen, support, implementatie en bijbehorende koppelingen.

Fintiq B.V. is gevestigd aan Ringelpoel 9, 3931 MP Woudenberg en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42094154.

1. Definities

Fintiq: de leverancier van de software en diensten.

Klant: de organisatie of persoon die een overeenkomst sluit met Fintiq.

Gebruiker: iedere persoon die namens de klant toegang heeft tot de software.

Software: Fintiq Desk, Fintiq Compass, Fintiq Admin en bijbehorende modules, portalen, API's, koppelingen en documentatie.

Diensten: abonnementen, hosting, support, implementatie, onderhoud, updates, koppelingen en overige werkzaamheden.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, overeenkomsten, abonnementen, proefperiodes en diensten van Fintiq, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij Fintiq deze schriftelijk aanvaardt.

Bij strijdigheid geldt deze volgorde: verwerkersovereenkomst, hoofdovereenkomst of offerte, deze algemene voorwaarden, overige documentatie.

3. Aanbod en overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand wanneer de klant een aanbod accepteert, zich registreert, een abonnement activeert of de software gebruikt.

Fintiq mag een aanvraag weigeren of aanvullende informatie vragen, bijvoorbeeld voor facturatie, beveiliging of misbruikpreventie.

Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

4. Abonnementen, licenties en betaling

De klant betaalt de overeengekomen abonnementskosten, licenties, implementatiekosten en aanvullende diensten.

Facturen moeten binnen de overeengekomen betalingstermijn worden voldaan. Bij te late betaling mag Fintiq wettelijke rente, incassokosten en redelijke opschorting toepassen.

Fintiq mag prijzen periodiek wijzigen. Materiele prijswijzigingen worden vooraf aangekondigd. Als de wijziging niet voortkomt uit wetgeving, inflatiecorrectie of gewijzigde leverancierskosten, krijgt de klant een redelijke mogelijkheid om op te zeggen voordat de wijziging ingaat.

5. Gebruik van de software

De klant krijgt een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de software te gebruiken tijdens de looptijd van de overeenkomst.

De klant zorgt voor juiste invoer, bevoegde gebruikers, veilige wachtwoorden, correcte rechten en naleving van wet- en regelgeving.

De klant mag de software niet misbruiken, verstoren, reverse engineeren, kopieren, verhuren, doorverkopen of gebruiken voor onrechtmatige, schadelijke of misleidende doeleinden.

6. Fintiq Desk

Fintiq Desk is CRM-software voor bedrijven en administratiekantoren. De software ondersteunt onder meer klantkaarten, bedrijven, contactpersonen, taken, planning, urenregistratie, weekstaten, facturatie, vragenlijsten, opdrachtbevestigingen, bulk e-mail, onboarding en opslag- of workflowkoppelingen.

De administratiekantoor add-on kan aanvullende functies bieden zoals vragenlijsten, opdrachtbevestigingen, bulkcommunicatie en SharePoint-opslag. Beschikbaarheid hangt af van het gekozen abonnement.

7. Fintiq Compass

Fintiq Compass ondersteunt administratiekantoren bij mapping, rapportages, jaarrekeningdossiers, werkprogramma's, jaarrekeninggeneratie en deponering.

Compass kan los worden afgenomen of samen met Desk als administratiekantooroplossing. De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid van administratie, mapping, rapportages, jaarrekeningen, fiscale posities en deponeringen.

8. Koppelingen met derden

De software kan koppelen met diensten van derden, zoals Moneybird, Mollie, Microsoft/SharePoint, Google, e-maildiensten, Digipoort en KvK. Deze diensten vallen onder eigen voorwaarden en beschikbaarheid.

Fintiq is niet verantwoordelijk voor storingen, beperkingen, prijswijzigingen, datakwaliteit of beleidswijzigingen van externe diensten. Fintiq mag koppelingen aanpassen of stopzetten als dit nodig is voor veiligheid, werking of naleving van wetgeving.

9. Beschikbaarheid, onderhoud en updates

Fintiq spant zich in om de software betrouwbaar beschikbaar te houden. Fintiq geeft geen absolute uptimegarantie, tenzij schriftelijk een SLA is afgesproken.

Fintiq mag onderhoud, verbeteringen en updates uitvoeren. Waar redelijk mogelijk worden grote onderbrekingen vooraf aangekondigd.

Fintiq mag functionaliteit wijzigen wanneer dit nodig is voor verbetering, beveiliging, wettelijke naleving of technische redenen. Fintiq probeert materiele wijzigingen tijdig te communiceren.

10. Support en implementatie

Support wordt geleverd via de gebruikelijke supportkanalen en binnen redelijke kantooruren, tenzij anders afgesproken.

Implementatie, datamigratie, inrichting en maatwerk vallen alleen onder de overeenkomst als dit uitdrukkelijk is afgesproken.

11. Data, privacy en verwerkersovereenkomst

De klant blijft eigenaar van de data die hij in de software verwerkt. Fintiq gebruikt klantdata alleen voor het leveren, beveiligen, ondersteunen en verbeteren van de diensten, en voor zover toegestaan in de overeenkomst.

Voor persoonsgegevens die Fintiq namens de klant verwerkt, leggen partijen de afspraken vast in een afzonderlijk te sluiten verwerkersovereenkomst. Een concept, publicatie of inzage daarvan betekent geen acceptatie; alleen de daadwerkelijk overeengekomen versie geldt tussen partijen. De klant is verantwoordelijk voor een geldige grondslag, correcte informatie aan betrokkenen en rechtmatige verwerking van klantdata.

De privacyverklaring van Fintiq beschrijft hoe Fintiq persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke en als verwerker.

12. Beveiliging

Fintiq neemt passende technische en organisatorische maatregelen voor beveiliging. De klant is verantwoordelijk voor beheer van gebruikers, autorisaties, apparaten, eigen koppelingen en vertrouwelijkheid van inloggegevens.

De klant meldt beveiligingsincidenten of vermoedens daarvan direct aan Fintiq.

13. Intellectuele eigendom

Alle rechten op de software, documentatie, ontwerpen, teksten, handelsnamen, merken en technische oplossingen blijven bij Fintiq of haar licentiegevers.

De klant krijgt alleen het gebruiksrecht dat in de overeenkomst staat. Feedback, suggesties en verbeterideeën mogen door Fintiq worden gebruikt zonder vergoeding, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

14. Vertrouwelijkheid

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken deze alleen voor uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting blijft ook na einde van de overeenkomst gelden.

Eerdere afspraken: voorwaarden versie 1.2

Voor nieuwe betaalde abonnementen die uitdrukkelijk onder de twaalfmaandsafspraken (voorwaarden versie 1.2) worden afgesloten, geldt een minimumduur van 12 maanden vanaf de betaalde ingangsdatum. De gratis proefperiode telt niet mee. Betaling vindt maandelijks vooruit plaats. Opzeggen kan tegen het einde van de minimumduur en daarna tegen het einde van een abonnementsmaand; de klant kan de opzegging vooraf doorgeven via info@fintiq.nl.

Voor Compass onder deze afsprakenversie telt ieder nieuw dossier (een administratie met een boekjaar) vanaf eerste rapportaanmaak 12 kalendermaanden mee voor het pakketvolume, ook over de abonnementsjaargrens. Start omvat 25 en Groei of de bundel 75 gelijktijdig meetellende dossiers. Na deze 12 maanden valt de dossierplek vrij; de dossierhistorie blijft bewaard zolang de overige afspraken dit toelaten. Verwijderen, archiveren, heropenen of nieuwe versies maken de plek niet eerder vrij en veroorzaken geen nieuwe telling van hetzelfde dossier. Een nieuw boekjaar is een nieuw dossier. Een dossier boven het pakketvolume wordt bij aanmaak eenmalig gefactureerd tegen het getoonde tarief (Start EUR 7,50, Groei EUR 5,00, bundel EUR 4,50 exclusief btw). De dossiertermijn verlengt het abonnement niet.

Deze afspraken wijzigen bestaande geaccepteerde abonnementen en orders niet. Daarvoor blijven de vastgelegde looptijd en het bestaande dossierprijsmodel gelden; overstappen vereist een nieuwe uitdrukkelijke afspraak.

Actieve klantdossiers en heractivering — versie 1.3

Voor nieuwe betaalde overeenkomsten die vanaf 4 november 2026 uitdrukkelijk onder deze afspraken over actieve klantdossiers (voorwaarden versie 1.3) worden afgesloten, geldt het volgende. Het abonnement heeft een minimumduur van 12 kalendermaanden vanaf de betaalde ingangsdatum, wordt maandelijks vooruit betaald en is daarna maandelijks opzegbaar tegen het einde van een abonnementsmaand. De gratis proefperiode telt niet mee. Bestaande geaccepteerde afspraken worden niet automatisch omgezet.

Een klantdossier is de actieve klantadministratie van één onderneming of afzonderlijke rapporterende entiteit, onafhankelijk van boekjaren, koppelingen, imports, rapporten en jaarrekeningen. Een geactiveerde Moneybird-, Exact- of e-Boekhouden-koppeling of een gestart jaarrekeningdossier op basis van Auditfile/Excel activeert het dossier. Dezelfde onderneming met meerdere bronnen, boekjaren of versies telt eenmaal. Een holding en een afzonderlijke werkmaatschappij tellen afzonderlijk. Alleen een contact aanmaken of een bestand importeren zonder geactiveerd dossier is geen dossieractivatie. Zonder herkenbaar ondernemingsnummer bevestigt de klant expliciet welke onderneming het betreft.

Elk dossier blijft meetellen zolang het actief is, met een minimum van 12 kalendermaanden vanaf activering. Archiveren of deactiveren stopt het actieve gebruik en synchroniseren direct. De historie blijft alleen-lezen beschikbaar zolang het abonnement en de overige bewaartermijnen dit toelaten. Het dossier blijft meetellen tot de minimumtermijn eindigt. Na die datum telt een gearchiveerd of gedeactiveerd dossier niet meer mee. Een tijdelijk verbroken of verwijderde koppeling beëindigt de telling niet; daarvoor moet het dossier expliciet worden gearchiveerd of gedeactiveerd.

Opnieuw activeren van een gearchiveerd of gedeactiveerd dossier begint een nieuwe minimumtermijn van 12 kalendermaanden vanaf die heractivering. Hetzelfde ondernemingsdossier telt ook bij overlappende minimumtermijnen slechts eenmaal. Een herhaald technisch verzoek voor dezelfde actieve toestand begint geen nieuwe termijn. De dossiertermijn verlengt de looptijd van het hoofdabonnement niet.

Start bevat 25 en Groei of de bundel 75 meetellende klantdossiers. Extra dossiers kosten per maand exclusief btw: Start EUR 7,50, Groei EUR 5,00 en de bundel EUR 4,50. De berekening gebruikt het hoogste gelijktijdige aantal meetellende ondernemingsdossiers in de abonnementsmaand. Een gedeeltelijke maand wordt als volledige maand berekend; archiveren geeft geen terugbetaling over een reeds begonnen maand. Extra dossierkosten worden na afloop van de abonnementsmaand afzonderlijk gefactureerd. Een overeengekomen pakketwijziging wordt voor deze berekening vanaf de volgende abonnementsmaand verwerkt.

Deze regeling vervangt voor de nieuwe overeenkomsten de dossierdefinitie en eenmalige extra-dossierprijs uit de eerdere aanvulling voor voorwaarden versie 1.2. Voor eerder geaccepteerde overeenkomsten blijven de vastgelegde versie, tarieven en telmethode gelden.

15. Opschorting en beeindiging

Fintiq mag toegang opschorten als de klant niet betaalt, de software misbruikt, beveiligingsrisico's veroorzaakt of in strijd handelt met de overeenkomst.

De klant kan opzeggen volgens de afgesproken looptijd en opzegtermijn. Zonder afwijkende afspraak wordt een abonnement na afloop verlengd met dezelfde periode of met een maandperiode, afhankelijk van het gekozen abonnement.

Na beeindiging kan de klant binnen een redelijke termijn export van klantdata vragen, tenzij anders afgesproken. Daarna mag Fintiq data verwijderen, behalve gegevens die wettelijk moeten worden bewaard.

16. Aansprakelijkheid

Fintiq is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data, bedrijfsstagnatie en schade door derden is uitgesloten voor zover wettelijk toegestaan.

De totale aansprakelijkheid van Fintiq is beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Fintiq heeft betaald, met een maximum van EUR 10.000, tenzij schriftelijk anders is afgesproken of beperking wettelijk niet is toegestaan.

Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Fintiq.

17. Overmacht

Fintiq is niet aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming door overmacht, waaronder storingen bij internet-, hosting-, cloud-, betaal-, overheids- of koppelingsdiensten, cyberincidenten, stroomstoringen, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten redelijke controle van Fintiq.

18. Wijzigingen

Fintiq mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden vooraf aangekondigd. Als een wijziging materieel nadelig is, mag de klant de overeenkomst opzeggen per ingangsdatum van de wijziging, tenzij de wijziging nodig is door wetgeving, veiligheid of technische noodzaak.

19. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

20. Slotbepalingen

Als een bepaling ongeldig is, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die zoveel mogelijk hetzelfde doel heeft.

Fintiq mag rechten en verplichtingen overdragen bij bedrijfsoverdracht, fusie of herstructurering, mits de dienstverlening voor de klant redelijkerwijs gelijkwaardig blijft.